A base de conhecimento é o recurso que todo mundo elogia e quase ninguém preenche. O motivo é sempre o mesmo: a informação já existe — está no PDF da tabela de preços, no Word das políticas de troca, na página de serviços do site — e ninguém tem tempo de redigitar aquilo em forma de artigo.
Agora não precisa. Você importa.
Como funciona
Na Base de conhecimento, o botão Importar aceita duas entradas:
- Um arquivo — PDF, Word (DOCX), TXT, MD ou CSV.
- Um endereço — a página de serviços, o FAQ ou a tabela de preços que já está publicada no seu site.
O sistema lê o conteúdo, corta pelos títulos do documento e mostra uma prévia com os artigos que vai criar. Você lê, apaga o que não serve, ajusta um título ou outro, escolhe a categoria e — se quiser — limita tudo a um ou mais departamentos. O que é do Financeiro não aparece para o Comercial.
Só depois disso é que alguma coisa é gravada.
Por que os artigos saem curtos
Cada artigo tem no máximo cerca de 900 caracteres, e isso é de propósito.
Quem consulta durante o atendimento precisa da resposta em cinco segundos, não de um capítulo. E a IA precisa conseguir citar o artigo inteiro dentro de uma resposta ao cliente — um artigo gigante vira resposta cortada no meio, que é pior do que não ter artigo nenhum.
Por isso o corte respeita os títulos do documento original: cada seção com título vira o seu próprio artigo, mesmo quando é curtinha. A seção "Bronze" não é engolida pela seção "Escova" que veio antes.
O detalhe que faz isso durar: atualizar a fonte
Base de conhecimento morre por desatualização. Alguém importa a tabela de preços em março, o preço muda em julho, e a IA passa a informar valores velhos com toda a confiança do mundo.
O sistema guarda de onde veio cada artigo. Na lista de fontes importadas há um botão de atualizar: ele lê o arquivo ou o site de novo e substitui apenas os artigos daquela fonte. O que a sua equipe escreveu à mão fica intacto.
Mudou o preço no site? Clique em atualizar. A base fica correta sem ninguém revisar artigo por artigo.
O que importar primeiro
Se você vai começar hoje, esta é a ordem que dá resultado mais rápido:
- Tabela de preços e serviços. É o que mais se pergunta e o que mais erra quando a resposta vem de cabeça.
- Políticas de troca, garantia e cancelamento. É o que gera reclamação quando cada atendente responde de um jeito.
- Horários, endereços e formas de pagamento. Perguntas simples que consomem tempo o dia inteiro.
- A página de serviços do seu site. Já está escrita, já está revisada, já é a versão oficial.
E a base continua aprendendo sozinha
Vale lembrar do que já existia: sempre que a IA procura na base e não encontra nada, a pergunta do cliente fica registrada, com um contador de quantas vezes já foi feita. Você vê a lista ordenada pelo que mais se repete e escreve exatamente os artigos que faltam.
Importar preenche a base de uma vez. As perguntas sem resposta dizem o que ainda falta. Entre os dois, o trabalho de manter isso vivo deixa de ser um projeto e vira dez minutos por mês.
